Trong quá trình làm nghề, câu nói mà mình thường hay được nghe, từ khách hàng, từ Managers, từ Seniors, từ mọi người xung quanh là: "Em là auditor mà không biết bla bla". Nói chung, làm cái nghề này thì bạn sẽ được expect rất cao bởi mọi người xung quanh bạn, từ kiến thức, kĩ năng, tác phong,... tuy nhiên, với những bạn mới vào nghề, nếu không được training kĩ càng thì rất có thể bạn sẽ hoang mang khi không biết bắt đầu từ đâu. Không biết đọc luật, thông tư, nghị định gì giữa hàng ngàn luật lệ ở Việt Nam; không biết chức năng excel nào cần thiết nhất để học trước tiên; túm lại là vô chừng thứ bạn cần phải học nhưng nhiều khả năng là bạn không biết bắt đầu từ đâu.
Nguồn ảnh: Đời audit
Mình vượt qua những bước đầu đó may mắn nhờ sự hướng dẫn của các anh chị làm việc chung với mình nên hôm nay mình muốn chia sẻ lại. Mình sẽ cố gắng tổng hợp những công cụ, những tài liệu cần thiết để giúp các bạn làm nghề tốt hơn, hiệu quả hơn. Những công cụ, tài liệu này mình sẽ gọi là đồ nghề. Hiện giờ mình vẫn sử dụng những đồ nghề này nên đừng lo chúng bị lỗi thời nhé. Link tải tất cả đồ nghề này mình để ở cuối bài.
Phần 1 này mình chia sẻ với bạn hai đồ nghề chính là bộ template viết email tiếng Anh và một vài tài liệu/tools để bạn sử dụng excel tốt hơn.
Đồ nghề 1 - Kĩ năng viết email
Lí do mình để kĩ năng viết đầu tiên trong những đồ nghề bạn cần trang bị cho mình đó là: thiếu sót kĩ năng viết email (cả tiếng Việt lẫn tiếng Anh) là một trong những điều làm mình suffer nhất (thậm chí là đến bây giờ). Mình nhớ ngày đầu tiên đi làm, có một anh Senior nhờ mình viết một email tiếng Anh để nhắc nhở team một vấn đề gì đó. Mình cứ loay hoay không biết viết như thế nào, viết xong thì anh ấy gọi mình lại và chỉ ra cho mình một đống những lỗi sai, đến bây giờ vẫn còn nhớ.
Là auditor, viết email là việc cơm bữa, nhất là viết email cho khách hàng thì cần đặc biệt cẩn trọng vì rất có thể bạn sẽ được/bị đánh giá bằng email bạn viết.
Kĩ năng viết là một kĩ năng khó, ngay cả khi bạn viết tiếng Việt. Do công ty mình sử dụng tiếng Anh nhiều nên mình chỉ nói về viết tiếng Anh. Viết tiếng Anh sao cho trang trọng, ngắn gọn nhưng vẫn đầy đủ thông tin không dễ chút nào. Kinh nghiệm của mình là:
- Rèn kĩ năng viết từ sớm, học IELTS sớm là một lợi thế.
- Bắt chước, đây là cách mình dùng.
Mình sử dụng bộ template "500 Essential Business Letter in MSWord", trong này có đầy đủ các template cho hầu hết các tình huống trong kinh doanh thường gặp. Cứ mở ra xem, biết đâu sẽ có một template hữu dụng cho tình huống của bạn. Viết quen rồi thì sau này bạn không cần template nữa, cứ vậy mà viết thôi. Hình dưới là một ví dụ.
Trong trường hợp không có thì bạn có thể dùng google, gõ kiểu email mình muốn + template. Ví dụ:
Ngoài ra một số vấn đề khác cần để ý như cách đặt dấu chấm, dấu phẩy, khoảng cách giữa các dòng thì bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm bằng các tài liệu khác. Mình chỉ lưu ý nhỏ vài gạch đầu dòng như:
- Subject rõ ràng: xin xỏ gì, nhờ vả gì, cần hỏi gì, yêu cầu gì, cố gắng viết rõ trên subject, vừa tiện cho khách hàng vừa tiện cho bạn.
- Giới thiệu: lần đầu viết mail cho khách hàng thì tự giới thiệu bạn là ai, chức vụ, chức vụ nhỏ quá thì khỏi :))
- Trong trường hợp bạn liệt kê những thứ cần nhờ cung cấp, hãy tạo một file excel đẹp đẹp, format, chỉnh font, chỉnh màu, thêm lô gô công ty, hoa lá hẹ, hoặc thích đơn giản thì có thể tham khảo mẫu bên dưới. Điểm này mình mới nhận thấy gần đây và sẽ áp dụng từ giờ về sau TvT
Đồ nghề 2 - Kĩ năng excel
* Phím tắt (short-cut)
Làm audit thì sử dụng phím tắt trong excel tuyệt đối quan trọng nhé. Bạn có thể dùng mouse, touchpad, trackpad được nhưng vẫn cần biết phím tắt. Trong tủ đồ nghề mình có file "Launch Excel Shortcuts", hãy cố gắng học thuộc hết, dùng nhiều sẽ quen, sẽ cực kì có lợi cho bạn.
Trong trường hợp lười đọc thì bạn có tham khảo khóa học "Lynda.com - Excel 2010 Power Shortcuts" mình để trong kho nhé. Khóa này ngắn lắm, học chừng 1, 2 buổi là xong à.
** Công thức
Công thức excel thì rất nhiều và cách ứng dụng thì tùy vào từng trường hợp mà bạn ứng dụng một cách sao cho linh hoạt nhất. Làm auditor thì mình thấy số lượng công thức excel bạn sử dụng cũng không nhiều lắm đâu. Tuy nhiên, nếu bạn muốn có một cái nhìn toàn cảnh và muốn master tất cả công thức excel thì có thể dùng các đồ nghề sau:
- File "XLFDIC04": File này liệt kê chi tiết các hàm excel và cách sử dụng, có ví dụ minh họa luôn. Rất hay.
- Ebook "Excel Formulas and Functions 97-2013": ebook này chi tiết cách sử dụng từng hàm một, viết bằng tiếng Việt rất dễ hiểu. Mình lấy ebook này từ diễn đàn www.giaiphapexcel.com
- Trang web https://coffee-excel.com/: Trang này hình như mới tạo gần đây, có nhiều bài rất hay, bạn cũng nên dành thời gian xem thử.
*** Pivot table
Đây là công cụ cực, cực mạnh của excel mà mình cho rằng không chỉ auditor mà bất cứ ai làm việc với excel cũng cần phải biết. Chức năng của pivot bạn cứ thể tự tìm hiểu. Ở đây mình chỉ giới thiệu một vài tài liệu về Pivot table mà mình thấy cần thiết nhất.
- Khóa học "Lynda.com - Excel 2010 Pivot Tables in Depth": khóa này sẽ hướng dẫn bạn sử dụng Pivot table từ A-Z. Tin mình đi, sau khi học xong khóa này, dám cá là đó giờ bạn mới chỉ sử dụng được 20% chức năng của Pivot thôi đó :))
- Folder "Dashboard": Sau khi sử dụng thành thạo Pivot rồi, bạn có thể suy nghĩ đến việc present data của bạn một cách màu sắc hơn, ý nghĩa hơn. Mặc dù làm auditor thì không cần thiết lắm cơ mà mình vẫn thấy đáng để bạn tìm hiểu. Dashboard hiểu đơn giản như là trình bày một thông tin quản trị theo một cách dễ hiểu nhất, nó sẽ đi kèm với biểu đồ động, click một cái là thông tin sẽ thay đổi ngay lập tức.
Bạn có thể follow và tham gia sống ảo với thầy Trần Tuấn (https://www.facebook.com/tuantvm?ref=br_rs). Những file dashboard của thầy thì có thể nói là xuất sắc.
Dashboard template thì mình nhiều lắm, nhưng mình share hai file thôi. Bạn nào có nhu cầu trao đổi thì hẹn hò cafe nhé :))
**** Đổi font
Mình cá là trong đời làm audit, kiểu gì bạn cũng sẽ gặp trường hợp là data khách hàng xuất cho các bạn dùng các font khác font Unicode (VNI, ABC, thư pháp, ông đồ các kiểu). Việc bạn cần làm là chuyển về font về font Unicode để tiện cho bạn đọc diễn giải, filter. Mình thấy nhiều bạn dùng chức năng chuyển mã của Unikey, mình thấy cũng okay, cơ mà mình tìm được file này xịn hơn, nhiều chức năng hơn, các bạn dùng file "ChuyenFontUnicode-R5" nhé. Mở file excel mình cần chuyển font, chạy file đó, bấm Ctrl + Q, chờ một xíu là bạn sẽ có một GL, detailed listing với font Unicode sạch đẹp cho bạn sử dụng rồi.
***** Merge sheet, merge file
Vấn đề này chắc các bạn gặp thường xuyên hơn, bạn có nhiều file excel và bạn muốn gộp lại làm một file, hoặc file excel bạn có nhiều sheet, giờ bạn muốn gộp lại thành một sheet thôi.
Nhiều bạn làm thủ công là copy từng file, từng sheet một. Lúc đó mình chỉ muốn thét lên: Trời ơi có tool mà :)) Nói chứ hồi trước mình cũng vật vã ngồi copy rồi paste lắm, may nhờ một anh lứa trên chia sẻ cho hai file này nên mình thấy dễ thở hơn.
- File "RDBMerge": dùng để merge nhiều file làm một.
- File "Join and Split data": dùng để merge nhiều sheet thành một sheet, file này còn nhiều chức năng hay lắm, bạn nên dành thời gian mò thử.
Phù, vậy là hết phần 1 rồi, phần tiếp theo mình sẽ viết về vài chủ đề technical hơn. Hẹn gặp lại các bạn!
Link tải tất cả tài liệu trong bài tại đây
file đồ nghề của anh trên drive không hiểu vì sao đã mất rồi, anh có thể up lại không ạ.
ReplyDelete